Entrevista a Diana Chaparro Manosalva de la DIAN
Bogotá, 27 de mayo de 2016. - Fuente: Comunidad Jurídica del Conocimiento. Cuando nos embarcamos en el proceso de seguir el Manual de formulación de la política de prevención del daño antijurídico de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, nos dimos cuenta que para poder involucrar a las diferentes seccionales y dependencias de la entidad en este proceso era clave sentarnos y pensar en una versión del Manual que se adaptara a la estructura de la DIAN debido a la complejidad que maneja la entidad frente a la delegación de la representación externa y demás funciones de áreas técnicas; así mismo debía cumplir con los lineamientos de la Agencia. En este camino incluso integramos a la Policía Fiscal y Aduanera.
¿Qué y cómo lo hizo?
Teniendo en cuenta nuestras particularidades y los flujos de coordinación, establecimos un paso a paso para identificar la actividad litigiosa, analizar las causas primarias o subcausas y el plan de acción. Para ello fue necesario contar con la coordinación de expertos de la entidad que se encuentran en las Direcciones de Gestión, Subdirecciones y en las Direcciones Seccionales del país, a través de comunicación virtual, reuniones, mesas de trabajo que realizaba la Subdirección de Gestión de Representación Externa con el grupo interdisciplinario conformado para el efecto. Adicionalmente, la socialización del proceso fue importante con la Oficina de Comunicaciones de la entidad quienes a través de video, descripción de línea de tiempo de la política de prevención, en revista virtual de la entidad y tips en novedades de la DIANNET, motivaron a todos los funcionarios a iniciar la ejecución del Plan de Acción.
Para lograr esto, empezamos a principios del año 2015 con la conformación de un grupo de trabajo de abogados de la Subdirección de Gestión de Representación Externa de la DIAN con tres funcionarios del más alto perfil, a quienes les indiqué la línea en todas las fases del proceso.
Decidimos iniciar con la elaboración de un proyecto de Manual para la formulación de la política de prevención del daño antijurídico que se adaptara a nuestra estructura organizacional y de gestión.
Mientras trabajábamos en equipo en el texto del Manual y su aplicación, investigamos las cifras de pago por concepto de condenas y conciliaciones. Para ello involucramos a todas las Direcciones Seccionales del país con representación externa, quienes nos colaboraron desde el primer instante con información que fue clave para la decisión de la política de prevención. Su participación fue a través de mensajes electrónicos donde se remitía la información y todas colaboraron de manera eficiente y oportuna.
Una vez presentado al comité de conciliación este informe, el comité priorizó la causa sobre la cual se debía desarrollar la política de prevención y se conformó un grupo interdisciplinario para determinar las causas primarias prevenibles.
Este grupo fue conformado por funcionarios de mucha experiencia en la entidad y también por integrantes de la Policía Fiscal y Aduanera, cuya dinámica participación fue fundamental para el esclarecimiento de la causa y la propuesta de solución. A lo que se le sumó el trabajo coordinado y decidido de las Direcciones Seccionales de la DIAN, quienes suministraron insumos esenciales para la toma de decisiones importantes en este proceso.
Con el análisis de las causas primarias se inicia el trabajo de creación del Plan de Acción. Esta actividad involucró funcionarios no solamente de las áreas misionales de la DIAN sino también de las áreas de apoyo como la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica, pendiente siempre del presupuesto que se necesitaría, del plan de capacitación, del entrenamiento en el puesto de trabajo, entre otros. También participó la Dirección de Gestión Organizacional con propuestas en el tema de planeación, informático, procesos y competencias laborales, áreas que buscaron el complemento integral a todo el aspecto técnico, que fueron clave en la construcción de la estrategia que pretende mitigar riesgos de litigiosidad a la entidad.
Como último paso presentamos ante los miembros del comité de conciliación y defensa judicial la propuesta que incluía las actividades y el cronograma a desarrollar. Los miembros del comité apoyaron el trabajo, generando ideas sobre todo el proceso y aprobando las propuestas más convenientes para la entidad.
¿Qué efecto tuvo?
Empezar a construir el proceso desde un manual diseñado a la medida de la entidad motivó el trabajo solidario y el compromiso de las dependencias y de otras entidades en aras de mejorar la gestión administrativa de nuestra entidad DIAN.
Para más información sobre prevención del daño antijurídico visite: www.conocimientojuridico.gov.co
