Funciones Oficina Asesora Juridica:
1. Asesorar jurídicamente a la Agencia en diferentes temas dirigidos al cumplimiento del ordenamiento jurídico de acuerdo con la operación de la Entidad, con el fin de prevenir las infracciones legales, proteger intereses patrimoniales y evitar responsabilidades fiscales, de conformidad con los lineamientos de la Entidad y la normatividad vigente.
2. Realizar las actividades y labores orientadas al desarrollo de los procesos y lineamientos establecidos por la Entidad para facilitar la salvaguarda de los intereses jurídicos patrimoniales de la Nación y prevenir el daño antijurídico, atendiendo las competencias propias del empleo y de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
3. Asesorar en la realización de las actividades de seguimiento al Plan de Acción del área de trabajo y atender las acciones de mejoramiento y correctivas que correspondan, de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos por la Entidad.
4. Analizar, proyectar y avalar los actos administrativos que deban suscribir el Director o sus delegados, de acuerdo con las instrucciones de la Dirección General y las disposiciones legales vigentes.
5. Asesorar al Director General y a las dependencias de la Agencia en la interpretación de las normas constitucionales y legales, de conformidad con la naturaleza de la Entidad y la normatividad vigente.
6. Orientar las actividades para el trámite de los recursos, revocatorias directas y en general las actuaciones jurídicas relacionadas con las funciones de la Agencia, de conformidad con los procesos, procedimientos y la legislación vigente.
7. Dirigir la compilación, actualización y difusión permanente de normas jurídicas, jurisprudencia, doctrina, procedimientos y demás información relacionada con la normatividad que enmarca la gestión de la Agencia, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos por la Entidad.
8. Representar judicial y extrajudicialmente a la Agencia en los procesos y actuaciones que se instauren en su contra o que ésta deba promover, mediante poder o delegación otorgada por el Director General, y supervisar el trámite de los mismos hasta su culminación, de conformidad con las normas vigentes, salvo aquellos de competencia de la Dirección de Defensa Jurídica de la Entidad.
9. Propender por la defensa de los intereses de la Agencia, dentro de los procesos judiciales a cargo de la dependencia, efectuando un adecuado seguimiento y control de los mismos, de conformidad con la normatividad vigente.
10. Realizar el seguimiento al estado de los procesos y actuaciones judiciales en los que están involucrados los intereses de la Entidad, de acuerdo con los procesos, procedimientos establecidos por la Agencia y por las normas legales vigentes.
11. Conceptuar sobre los asuntos que en materia jurídica le remitan las distintas dependencias de la Entidad, en atención a los requerimientos institucionales.
12. Participar en la elaboración, analizar y proponer los proyectos normativos que se presenten a consideración del Director General y conceptuar sobre su viabilidad jurídica, según el marco legal y los lineamientos gubernamentales.
13. Orientar jurídicamente a las diferentes dependencias de la Agencia en las respuestas a los recursos, revocatorias directas y multas que deban resolverse en contra de los actos administrativos proferidos por la Entidad, según la normatividad vigente.
14. Resolver las consultas jurídicas y derechos de petición formulados por los organismos públicos y privados y por los particulares, en el marco de sus competencias y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
15. Asumir la representación judicial y extrajudicial, en los procesos, conciliaciones prejudiciales y actuaciones que surjan en virtud de los procesos trasferidos con ocasión del Decreto 1303 de 2014 y demás procesos que con ocasión de nueva normatividad, deban ser asumidos por la Entidad.
16. Realizar los trámites de sustanciación y liquidación de sentencias judiciales y cualquier otra actuación jurídica que pueda desarrollarse en cumplimiento del Decreto 1303 de 2014, en la defensa de los intereses del Estado.
17. Presentar informes y demás documentos que sean requeridos por la Dirección General y la Secretaría General, para dar respuesta a las solicitudes internas y externas, de conformidad con los procedimientos de la Entidad.
18. Participar en las actividades relacionadas con el proceso de estructuración, implementación y actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, para el cumplimiento de los objetivos Institucionales.
19. Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.
Funciones Oficina de Planeación
1. Diseñar y coordinar el proceso de planeación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.
2. Elaborar, en coordinación con las dependencias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado los planes estratégicos y de acción, el Plan Operativo Anual y Plurianual y los Planes de Desarrollo Administrativo Institucional y someterlos a aprobación del Director.
3. Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal de los planes, programas y proyectos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
4. Verificar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y elaborar los informes de seguimiento y propuesta de ajustes a los mismos.
5. Desarrollar y validar los indicadores de gestión y producto de la Agencia y hacer el seguimiento a través de los sistemas establecidos para el efecto.
6. Elaborar, consolidar y presentar tanto el anteproyecto de presupuesto, como la programación presupuestal y plurianual de la Agencia.
7. Apoyar a las dependencias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en la elaboración de los proyectos de inversión y viabilizarlos, sin perjuicio de la fuente de financiación.
8. Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal y formular las modificaciones presupuestales de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ante la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
9. Elaborar, consolidar y presentar los informes requeridos por organismos del Estado y demás agentes externos, en el marco de sus competencias.
10. Planificar, mantener y hacer el control de la gestión de los procesos y procedimientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
11. Elaborar estudios, propuestas e investigaciones de carácter económico y financiero, para mejorar la calidad de los servicios de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
12. Recomendar las modificaciones a la estructura organizacional de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
13. Orientar y coordinar la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.
14. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Funciones Oficina de Control Interno:
1. Asesorar y apoyar al Director en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno y verificar su operatividad.
2. Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
3. Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Director, haciendo énfasis en los indicadores de gestión diseñados y reportados periódicamente por la Oficina Asesora de Planeación.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.
5. Asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos.
6. Asesorar, acompañar y apoyar a los servidores de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno y mantener informado al Director sobre la marcha del mismo.
7. Presentar informes de actividades al Director y al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
8. Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe presentarse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de cada vigencia.
9. Coordinar y consolidar las respuestas a los requerimientos presentados por los organismos de control respecto de la gestión de la Agencia.
10. Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
11. Reportar los posibles actos de corrupción e irregularidades que encuentre en el ejercicio de sus funciones, a los entes de control competentes de conformidad con la ley, en pro de la transparencia en el sector público.
12. Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional, supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.