Manual de implementación del SDJE | ANDJE | Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

¿Qué es el manual de implementación del SDJE?

Este Manual de Implementación es una guía paso a paso mediante la cual las Entidades Públicas de Orden Territorial (EPOT) podrán verificar el cumplimiento de las acciones requeridas durante el proceso de implementación del SDJE. Esta guía se organiza en seis (6) fases y veintitrés (23) actividades.

Para cada fase se establecen las actividades mínimas que deberán llevar a cabo las EPOT, se relacionan los instrumentos asociados como apoyo para el desarrollo de las actividades propuestas y se presenta la oferta institucional que la ANDJE pone a su disposición, para que, si así lo consideran, puedan solicitar acompañamiento en el desarrollo del proceso. De igual manera, en cada fase se identifica el resultado esperado, con el propósito de que tanto las EPOT como la ANDJE puedan realizar el seguimiento correspondiente.

FASE 0: INTRODUCTORIA (2 actividades)

Actividad 1

Designar los(as) responsables y los(as) suplentes de la implementación del SDJE en la EPOT e inscribirlos(as) a través del formulario que la ANDJE pone a disposición.

Actividad 2

Conocer y divulgar en la EPOT el conocimiento de la ANDJE, sus funciones, oferta institucional, herramientas y canales de atención.

FASE 1: DIAGNÓSTICO Y PREPARACIÓN (3 actividades)

Actividad 3

Diagnóstico inicial: Completar y enviar el formulario diagnóstico inicial para saber cómo se encuentra la EPOT.

Actividad 4

Solicitar la vinculación de la EPOT en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI.

Actividad 5

Registrar la EPOT en el eKOGUI.

FASE 2: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SDJE (3 actividades)

Actividad 6

Construir el Plan Institucional de Prevención, Gestión y Defensa de la EPOT, en el cual se definan los objetivos y el plan de acción de implementación del SDJE en la EPOT, de conformidad con los parámetros que indique la ANDJE Nacional de Defensa Jurídica.

Actividad 7

Integrar el Plan Institucional de Prevención, Gestión y Defensa con los Sistemas Integrados de Gestión, de Control Interno y el Plan Operativo Anual de cada entidad.

Actividad 8

Formular una Política de Prevención del Daño Antijurídico, en adelante PPDA, en una de las principales causas de litigio para la EPOT. Si su EPOT ya cuenta con una PPDA formulada, en esta actividad, se debe propender por verificar su implementación, seguimiento y evaluación de impacto.

FASE 3: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (6 actividades)

Actividad 9

Capacitar al personal, tanto funcionarios(as) como contratistas, de la EPOT en temas relevantes para la gestión jurídica que desarrollan.

Actividad 10

Certificar a los(as) responsables de la implementación del SDJE en cada EPOT en el Diplomado de Gerencia Jurídica Pública, ofrecido de manera gratuita por la Escuela Superior de la Administración Pública, en adelante ESAP, y la ANDJE.

Actividad 11

Llevar un registro de la actividad litigiosa de la EPOT, en el cual se establezca

como mínimo el número de procesos activos, el estado de los mismos y sus cuantías aproximadas.

Actividad 12

Elaborar un mapa de riesgos jurídicos que le informe sobre las causas por las que más se demanda a la EPOT, y las causas de mayores condenas.

Actividad 13

Crear o aplicar protocolos y manuales que permitan mejoras focalizadas en las EPOT, de acuerdo con sus propias necesidades. Los manuales mínimos con los que debe contar una EPOT son:

– Manual de contratación

– Modelo para la gestión de derecho de petición

– Manual de gestión de litigios

– Manual de gestión documental

– Manual para el pago de sentencias y conciliaciones

Actividad 14

Institucionalizar normativamente un modelo de gerencia jurídica pública en el municipio o departamento.

FASE 4: IMPLEMENTACIÓN OPERATIVA (7 actividades)

Actividad 15

Implementar las acciones identificadas en la PPDA, que permitan impactar en la causa litigiosa identificada por la EPOT.

Actividad 16

Capacitar al equipo jurídico de la EPOT en mecanismos de resolución de conflictos: Conciliación, mediación y Consultas ante la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado.

Actividad 17

Integrar el Comité de Conciliación en la entidad, si está obligada.

Si la EPOT no está obligada a integrar el Comité puede hacerlo de forma facultativa.

Actividad 18

Elaborar un plan de acción para tramitar las solicitudes de conciliación presentadas a la EPOT.

Actividad 19

Identificar los 10 casos activos más cuantiosos para la EPOT y evaluar la posibilidad de solicitar a la ANDJE Nacional de Defensa Jurídica el acompañamiento o la intervención.

Actividad 20

Adoptar una metodología para el cálculo de las obligaciones contingentes de los

procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales que se adelanten contra la entidad.

Actividad 21

Hacer uso del instrumento en materia de recuperación de recursos para EPOT para identificar cuando procede el llamamiento en garantía con fines de repetición y la acción de repetición.

FASE 5: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN (2 actividades)

Actividad 22

Diligenciar la lista de chequeo de las actividades propuestas en este Manual de implementación del SDJE para EPOT.

Actividad 23

Establecer acciones en un plan de mejoramiento de la arquitectura institucional de la EPOT. Especialmente relacionado con las falencias en materia de: a) talento humano y b) de infraestructura tecnológica (equipos y conectividad).

Descarga el Manual de Implementación del SDJE

Accede a la guía paso a paso que orienta a las EPOT en el proceso de implementación del SDJE, estructurada en 6 fases y 23 actividades clave.