Para las entidades públicas del orden nacional, la implementación del SDJE se hará a partir de la entrada en vigor de este Decreto Reglamentario y en ese sentido, a partir de la fecha, deberán efectuar acciones, actividades, y/o estrategias para adoptar las herramientas, instrumentos, modelos, lineamientos y directrices que expida la Agencia Nacional Defensa Jurídica del Estado, como entidad coordinadora del SDJE.
El Sistema eKOGUI es un aliado de quienes participan en la defensa jurídica del Estado, impulsando la transformación digital. Con eKOGUI, las entidades y sus usuarios pueden:
1. Centralizar la información de todos sus procesos judiciales, conciliaciones y arbitrajes.
2. Monitorear la litigiosidad y, en consecuencia, facilita la gestión del riesgo fiscal asociado.
3. Gestionar los procesos judiciales, conciliaciones y arbitrajes, así como contar con la trazabilidad de esa gestión.
4. Permite trabajo colaborativo y la coordinación de la defensa entre entidades.
5. Proporciona herramientas de analítica para conocer el pasado (el mapa de litigiosidad activa y terminada), el presente (datos para decidir sobre la estrategia de litigio) y el futuro (predecir el resultado de los procesos que están activos)
La Comunidad Jurídica del Conocimiento busca fortalecer las competencias de los abogados defensores del Estado y consolidar una red de buenas prácticas para mejorar la calidad del litigio público del país.
El Diplomado en Gerencia Jurídica Pública es una certificación de 120 horas emitidas por la Escuela de Administración Pública – ESAP. A través de esta iniciativa de educación no formal, las personas que hacen parte del Sistema de Defensa Jurídica del Estado pueden actualizar y fortalecer sus conocimientos y competencias.
Los contenidos se enfocan en todas las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado, además de incluir contenidos transversales para mejorar las capacidades gerenciales y entender los retos actuales.
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La importancia de la prevención radica en conocer de antemano las causas que pueden llevar a que una entidad del Estado cause daño, perjuicio y/o riesgo.
El incremento litigioso de las entidades ha llevado a la necesidad de anticiparse a la ocurrencia de daños antijurídicos y riesgos de demandas a través de la formulación e implementación de políticas de prevención.
Para tal fin, las entidades deben identificar los eventuales hechos que causan daños antijurídicos y adoptar las medidas adecuadas para evitar su ocurrencia o mitigar sus consecuencias.
La disminución de la litigiosidad sólo se logra con el compromiso permanente de identificar los hechos que generan daños y plantear las alternativas de solución mediante un trabajo de mejora continua y de gestión de calidad.
LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL deben seguir la metodología establecida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en las Circulares Externas Nos. 5 de 2019 y 9 de 2023 y en el software de prevención del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado e-Kogui.
Circular externa 5 del 27 de septiembre de 2019 - Lineamientos para la formulación, implementación y seguimiento de las políticas de prevención del daño antijurídico.
Circular externa 9 del 24 de julio de 2023 - Lineamientos para la formulación, implementación y seguimiento de las políticas de prevención del daño antijurídico
Infografía - Lineamientos para las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico (PPDA) - Entidades Públicas del Orden Nacional
• Circular Externa No. 09 de 2014 Lineamientos sobre prevención del daño antijurídico, conciliación temprana y estrategias generales de defensa judicial por hechos relacionados con el uso de vehículos oficiales.
• Circular Externa No. 09 de 2015 Lineamientos sobre prevención del daño antijurídico en materia de contratación estatal y estrategias generales de defensa jurídica.
• Circular externa No. 05 Lineamientos para la formulación, implementación y seguimiento de las políticas de prevención del daño antijurídico.
• Lineamiento en materia de prevención del daño antijurídico y defensa judicial en la producción normativa a través de actos administrativos de carácter general y abstracto.
• Lineamiento sobre buenas prácticas en las comunicaciones y notificaciones de las actuaciones administrativas.
• Lineamiento sobre la interpretación y aplicación de la Sentencia de Unificación No. 2013-01143 proferida por el Consejo de Estado en relación con la configuración del contrato realidad.
• Lineamiento sobre buenas prácticas en el decreto, práctica y valoración de pruebas en actuaciones administrativas.
• Herramienta para la identificación del nivel del riesgo de anulación de los actos administrativos de carácter general y abstracto.
• Circular Externa No. 03 del 01 marzo de 2023 “Lineamiento para prevenir la configuración del contrato realidad".
• Circular Externa No. 09 del 24 julio de 2023 “Lineamientos para la formulación, aprobación, implementación y seguimiento de las políticas de prevención del daño antijurídico".
• Circular Externa No. 14 del 26 septiembre de 2023 “Lineamientos y recomendaciones para prevenir o mitigar el desequilibrio económico del contrato en el contrato de obra pública".
• Circular Externa No. 05 del 29 febrero de 2024 “Lineamientos y recomendaciones para la expedición del acto administrativo que declara la insubsistencia de funcionario en provisionalidad".
• Circular Externa No. 16 del 03 julio de 2024 “Lineamiento para la prevención del daño antijuridico generado por ilegalidad del acto administrativo que declara insubsistente a funcionarios(as) de libre nombramiento y remoción".
• Circular Externa No. 17 del 03 julio de 2024 “Actualización lineamientos y recomendaciones para la expedición del acto administrativo que declara la insubsistencia de funcionario en provisionalidad".
• Circular Externa No. 18 del 03 julio de 2024 “Lineamiento para la prevención del daño antijuridico derivado de la ilegalidad del acto administrativo que adjudica contrato".
• Circular Externa No. 19 del 05 julio de 2024 “Protocolo para la gestión óptima de las peticiones en el marco de la prevención del daño antijurídico y la defensa judicial".
La gestión extrajudicial es el conjunto de acciones, actividades, estrategias y/o herramientas adoptadas para fomentar la utilización de los mecanismos alternativos de resolución de conflictos, para buscar la terminación temprana de controversias, cuando a ello haya lugar.
Circular Externa No. 16 del 04 octubre de 2023 “Lineamientos para la solución temprana de conflictos entre entidades públicas".
Lineamientos para conciliación en materias especificas
La Gestión de la defensa judicial se refiere al conjunto de acciones, actividades, estrategias y/o herramientas utilizadas en el marco de procesos judiciales o arbitrales en pro de proteger los intereses litigiosos del Estado.
- Lineamientos sobre el uso adecuado de la prueba pericial.
- Lineamiento para el ejercicio eficiente de la acción de reparación directa contra particulares.
- Lineamiento sobre uso adecuado y eficiente de los mensajes de datos como medio de prueba.
- Circular Externa No. 06 del 07 julio de 2023 “Lineamiento sobre el uso adecuado de poderes en actuaciones administrativas en procesos judiciales y arbitrales".
- Circular Externa No. 07 del 13 julio de 2023 “Lineamiento sobre buenas prácticas en la defensa del Estado en los procesos de nulidad y restablecimiento del derecho"
- Circular Externa No. 11 del 04 agosto de 2023 “Lineamiento y recomendaciones para fortalecer las buenas prácticas en el uso de la prueba documental".
- Circular Externa No. 15 del 28 septiembre de 2023 “Lineamientos y recomendaciones para fortalecer las buenas prácticas el uso de la prueba testimonial".
- Circular Externa No. 04 del 29 febrero de 2024 “Lineamiento sobre el uso adecuado del recurso extraordinario de unificación de jurisprudencia".
- Circular Externa No. 13 del 20 mayo de 2024 “Lineamiento en materia de violaciones de derechos de las personas defensoras de derechos humanos".
- Circular Externa No. 14 del 17 junio de 2024 “Protocolo para la coordinación de la estrategia institucional para la defensa jurídica del Estado por hechos de corrupción y la recepción de documentos procedentes de las entidades, en el marco de la Directiva Presidencial 04 de 2024".
- Circular Externa No. 26 del 6 de noviembre de 2024 “Lineamiento con recomendaciones para el ejercicio de una representación judicial respetuosa de los derechos humanos".
- Extensión de jurisprudencia
La Gestión del cumplimiento de créditos judiciales comprende las acciones, actividades, estrategias y/o herramientas encaminadas a hacer efectivas, de manera oportuna, las órdenes que se profieran a cargo del Estado y a la satisfacción de los compromisos adquiridos en las conciliaciones.
La Gestión de los mecanismos para la protección y recuperación del patrimonio público agrupa las acciones, actividades, estrategias y/o herramientas para la recuperación de dineros públicos por la vía de la acción de repetición y/o llamamiento en garantía con fines de repetición, cuando a ello haya lugar.
- Circular Externa No. 06 del 04 marzo de 2024 “Lineamiento para el uso adecuado del llamamiento en garantía con fines de repetición y el medio de control de repetición".
