En días pasados se presentó una situación en la que se suplantó la firma de la Directora de Defensa Jurídica Nacional de la Agencia en un proceso que cursó en el Juzgado Cuarto Administrativo Oral de Sincelejo. En consecuencia, atendiendo al deber previsto en el inciso segundo del artículo 67 del Código de Procedimiento Penal (Ley 906 de 2004), se ponen en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación los hechos, con el fin de que se establezca si cuentan con relevancia penal y, conforme con ello, se adelanten las actuaciones que se estimen pertinentes.
En este sentido, para la Entidad es importante, a manera de prevención, comunicar y reafirmar cuáles son sus competencias y las características de sus comunicaciones.
Competencias:
Decreto 4085 de 2011 establece en su artículo 2° los objetivos de la ANDJE y delimitó su alcance a la realización de actuaciones dirigidas a la garantía de los derechos de la Nación y a la protección efectiva del patrimonio público, específicamente, la participación en procesos judiciales o administrativos en los que la Nación o las entidades públicas del orden nacional sean parte demandante o demandada.
Decreto N° 915 de 2017 dispone en su artículo primero, asumir discrecionalmente, en calidad de demandante, interviniente, apoderado o agente y en cualquier otra condición que prevea la ley, la defensa jurídica de las entidades de la administración pública y actuar como interviniente en aquellos procesos judiciales en los cuales estén involucrados intereses de la Nación, de acuerdo con la relevancia y los siguientes criterios: la cuantía de las pretensiones, el interés o impacto patrimonial o fiscal de la demanda, el número de procesos similares, la reiteración de los fundamentos fácticos que dan origen al conflicto o de los aspectos jurídicos involucrados en el mismo, la materia u objeto propios del proceso y la trascendencia jurídica del proceso por la creación o modificación de un precedente jurisprudencial.
Numeral 13 del artículo 10 del Decreto 4085 de 2011 asignó al Consejo Directivo de la Agencia, la función de precisar los criterios para determinar los casos en los cuales intervendrá, y en desarrollo de dicha potestad, expidió el Acuerdo 1 de 2013, por el cual se fija el alcance de la participación de la Agencia en las controversias contra entidades públicas.
Así las cosas, se crea la Instancia de Selección, que, con base en los criterios de complejidad y recurrencia, escoge los procesos en los cuales participará en defensa de los intereses litigiosos de la Nación.
Acuerdo 1 de 2013 estableció que la Dirección de Defensa Jurídica Nacional, previa evaluación de los veinticinco procesos más cuantiosos que cursan contra las entidades públicas del orden nacional, propondrá a la Dirección General los casos en los que deberá ejercer la representación judicial o actuar judicialmente como interviniente y en aquellos casos que no resulte procedente, se formularán recomendaciones a las entidades involucradas para una defensa asertiva y eficaz, si a ello hubiere lugar; pero en todo caso, se realiza un seguimiento permanente a estos procesos por parte de la Dirección de Defensa Jurídica Nacional.
Características de las comunicaciones de la Agencia:
En atención a la Política del Sistema de Gestión Documental Orfeo y los procedimientos internos de la Agencia:
· Todas las comunicaciones oficiales deben ser radicadas en el Sistema ORFEO, bien sea para envió electrónico o físico.
· Todas las comunicaciones que se deben enviar a usuarios externos bien sea electrónico o físico, deben registrar la salida en el servicio de correspondencia de la Agencia.
· En atención al acuerdo 060 de 2001 la estructura para generar un radicado de salida en la entidad es la siguiente:
| Año | Código Dependencia | Consecutivo Único General de Comunicaciones (6 dígitos) | Dígito de identificación del tipo de documento |
· Al comenzar cada año, se inicia la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando el Sistema de Gestión Documental Orfeo de la Agencia.
· Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaboran en original remitiéndose al destinatario, y en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad reposa copia digitalizada y certificada para el consecutivo de correspondencia.
· Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte electrónico, se elaboran, se remiten al destinatario, y en el Sistema de Gestión Documental de la Entidad reposa copia electrónica del documento con firma electrónica
· Formato: La Agencia, de acuerdo a lo establecido por el Sistema de Gestión de calidad, tiene definido el formato para generar comunicaciones oficiales en este caso el formato es el siguiente:
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Tal como se puede detallar, se cuenta con: Logo de la Agencia, Código de Barras, consecutivo de comunicaciones oficiales y finalmente en la parte final cuenta con pie de página el cual indica la dirección de la Agencia.
