Bogotá, 26 de noviembre de 2015. Claudia Linares, Subdirectora de Acompañamiento a los Servicios Jurídicos de la ANDJE, no se dejó corchar cuando le preguntamos qué es y con qué se come la Gestión Jurídica Pública. Nos contó cómo la Agencia a través del Modelo Óptimo de Gestión quiere llegar con buenas prácticas de organización a los equipos de defensa.
¿Para usted qué es la Gestión Jurídica Pública y qué tiene que ver con el Modelo Optimo de Gestión (MOG)?
Se busca aplicar este concepto gerencial al plano jurídico público porque los riesgos de la actividad jurídica son muy altos, porque conocer esos riesgos permite identificar las mejores prácticas que los logren mitigar.
El concepto de gerencia jurídica pública responde a una de las preguntas básicas de cualquier actividad: el cómo se hace. La idea es organizar los procesos y tener el control de ellos para lograr los objetivos estratégicos que se buscan. Pero, ¿por qué se requiere esta organización? Porque los recursos son escasos y deben ser utilizados de manera eficiente y eficaz.
El MOG no tiene otro objetivo que identificar aquellas prácticas que funcionan mejor para logar los objetivos que se buscan: la prevención del daño antijurídico y la mejor defensa de los intereses de la Nación. El modelo no es otra cosa que un referente de buenas prácticas para la gestión de la defensa jurídica organizado de acuerdo a las etapas del ciclo de la defensa desde la prevención; pasando por el uso mecanismos alternativos para evitar la demanda, por el manejo de los procesos, el cumplimiento de las sentencias y el ejercicio de la acción de repetición.
¿Qué es lo innovador del MOG?
A pesar de que en el pasado se había trabajado en modelos de gestión de oficina jurídica pública, lo que se buscó con el MOG fue ir más allá e identificar no solo los riesgos sino también las buenas prácticas.
Se buscó construir un modelo que funcione sin que implique cambios de estructura organizacional o reestructuraciones. Lo que buscamos es reorganizar con lo que tenemos, es decir la eficiencia del recurso, para poder llevarlo rápidamente a la práctica y no dejarlo en el papel.
De otra parte el MOG es ajustable, puesto que está construido por fases del ciclo. Las entidades pueden aplicar partes de él o pueden priorizar aquellas actividades que más quieren optimizar. Contempla, igualmente, varios grados de litigiosidad. Se ajusta a cualquier entidad y tiene el desarrollo de una batería de indicadores de gestión básicos para hacer el seguimiento. Es decir, hace mucho énfasis en la trazabilidad de la gestión jurídica, para así poder identificar los problemas y los riesgos de la misma.
¿De los diagnósticos que se realizaron qué datos le sorprendieron a la Agencia?
- Que para la entidad el problema de las demandas es un asunto de la oficina jurídica y no un tema de la entidad. El daño antijurídico no se asocia a otras áreas y es en esas otras dependencias en donde está la causa de la demanda. Esas dependencias no se sienten parte del proceso y por lo mismo es difícil la obtención de pruebas y la prevención del daño antijurídico. Tampoco se destinan recursos para la prevención.
- Que las entidades están muy concentradas en la defensa judicial, en la atención judicial de los procesos, debido a que la carga de procesos es muy alta. La mayoría de las entidades están obnubiladas con el día a día y eso no las deja ver el panorama. El cumplimiento de obligaciones diarias, respuestas a procesos, diligenciamiento de fichas, manejo de audiencias, seguimiento, preparación de los comités de conciliación entre otras, no les da respiro para sentarse a planear y pensar el cómo acometer esta labor de la mejor manera y sobre todo en como prevenirla.
- Que el seguimiento es deficiente, hay entidades que no tienen el control ni registro de lo que está pasando, no tienen certeza de los casos, ni saben por qué pierden. Que hay mucha dificultad en la coordinación con las regiones.
- Que se atomiza la tarea en el caso a caso y hay entidades cuyas demandas se concentran en dos o tres tipos, para los cuales sería mejor sentarse y pensar muy bien y estratégicamente la defensa y no concentrarse en el uno a uno, aunque los casos se tengan que atender de esta forma.
- Que buena parte del tiempo del abogado la consume la labor administrativa.
-Que no existen buenos sistemas de archivo y soporte. Sorprende cuando aquí el tema de la prueba es vital.
Ya que las 20 entidades están a bordo, ¿cuáles han sido los mayores retos de implementación?
- Apenas estamos empezando en este proceso. Uno de los mayores retos es lograr que la entidad y no solo la oficina jurídica, asuma el reto, que se cambien el chip de que esto es solo un tema de los abogados de la oficina jurídica. Que la alta dirección lo asuma.
- El otro es entender este proceso no como una auditoria en el cual la Agencia actúa como un ente de control, sino que aquí estamos como un aliado en pos de un propósito común, que se han identificado buenas prácticas y que funcionan para otros, en otras partes, lo que les pueden servir para la gestión de defensa jurídica de la entidad. Esto no se debe ver ni como un castigo ni como una camisa de fuerza, sino como una oportunidad de mejora.
- Trabajar con abogados defensores, personas altamente ocupadas, que ven la importancia de esto, que saben que genera beneficio en el corto, mediano y largo plazo pero que requiere algo de tiempo hoy y ellos no pueden parar el día a día.
- La resistencia al cambio, hemos oído frases como "muy bonito lo que dice pero no depende de mi", muchas veces se ha intentado y poco se ha logrado" o "yo colaboro pero aquí las cosas siempre son iguales", es un tema de ir con persistencia y logros pequeños construyendo confianza en el proyecto.
¿Cuál es el futuro del proyecto? ¿Se piensa en una ampliación de su alcance?
Inicialmente la etapa de implementación, que no es otra cosa que acercarse a esas mejores prácticas, se programó para 20 entidades escogidas por su alto nivel de litigiosidad o por su valor estratégico para la Agencia. Estas entidades representan más o menos el 40% de la los litigios. En este proceso pensamos demorarnos año y medio, es decir hasta diciembre de 2016. Luego y dependiendo de los recursos, se quiere extender a otro grupo de entidades y así gradualmente hasta lograr llegar a las 270 entidades, pues esto requiere un acompañamiento.
Usted es economista con larga experiencia en gestión pública. ¿Cómo ha sido su experiencia trabajando en el tema de Defensa Jurídica? ¿Cómo cree que profesionales de otras áreas, distintas al derecho, pueden aportar a fortalecer estrategias de defensa?
Para sacar adelante este tema se requiere del concurso de muchos puntos de vista. Si bien es un tema jurídico, la solución de muchas demandas en contra del Estado y lograr los objetivos que nos hemos propuesto no es una labor netamente jurídica, requiere de organización de la información y eso lo hacen mejor los ingenieros y los economistas. Se requiere de mediciones y aplicaciones metodológicas que permitan diagnosticar problemas y esto lo desarrollan mejor otros profesionales diferentes al derecho.
Esto nos lleva a tener que mirar el tema de la defensa jurídica desde diferentes ópticas, desde el ojo del economista, del administrador, del comunicador, del politólogo, desde el sociólogo y esto lo entiende y aplica muy bien a Agencia. De igual forma al aplicar la gestión jurídica pública al tema de la defensa jurídica también se requiere el concurso de los expertos de planeación, del conocimiento de procesos y procedimientos, de talento humano y estructuras de organización y hasta de gestores de cambio. Sin lugar a dudas es un tema interdisciplinario, creo que si se deja en manos de abogados únicamente se volvería ineficiente y posiblemente no se logre objetivo.
