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¿Las fichas técnicas o actas de conciliación son información reservada? 

 
Respuesta:
En lo que respecta a la clasificación y reserva de la información, es necesario precisar que de acuerdo con lo estipulado en el artículo 74 de nuestra Carta Política, todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo restricción legal, de lo cual se desprende que, por regla general, todos los documentos son de dominio público, salvo aquellos que por expresa disposición legal tengan carácter de reservados o confidenciales . En concordancia con la normatividad atrás reseñada que ordena la creación y el funcionamiento de las citadas instancias administrativas, se desprende que no existe en el ordenamiento jurídico disposición expresa que eleve al rango de confidenciales o reservadas las actas producto de sus deliberaciones.

 
En este sentido, se puede manifestar que, por regla general, las actas del Comité de Conciliación, elaboradas y suscritas por el secretario técnico y el representante legal de la entidad, en principio, pueden ser obtenidas por cualquier ciudadano invocando el derecho de petición de información; lo anterior siempre y cuando se cumpla con los presupuestos legales. No obstante lo anterior, sobre el particular es necesario traer a colación las restricciones contenidas en la Ley Estatutaria 1712 de 2014 , que dispuso reglas especiales que regulan el ejercicio del derecho de acceso a la información, tanto de manera oficiosa, como a petición de parte, cuando quiera que la misma sea catalogada o rotulada como “información pública clasificada   o información pública reservada ”. 

 
En desarrollo de lo anterior tenemos que la información pública clasificada, es la contenida en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 que dispuso:

 
Artículo 18 “Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:

 
a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado;

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

 
c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.” (Resaltado fuera del texto).

 
De acuerdo con la norma en cita, para catalogar como información pública clasificada las actas del Comité de Conciliación de una entidad pública,  es necesario atender con rigurosidad la norma citada y motivar por medio de un escrito dirigido al solicitante,  la razón por la cual se le restringirá el acceso a dicha información, verbigracia, la relacionada con el secreto profesional del apoderado de la entidad, quien interviene en el Comité para exponer el caso y sugerir las estrategias de defensa  judicial de la entidad. 

 
De otra parte, es necesario citar las disposiciones que regulan la información pública reservada, que de acuerdo con el artículo 19 de la Ley 1712/2014, se circunscribe bajo el siguiente tenor: 

 
“Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos.
Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:

 
a) La defensa y seguridad nacional;
b) La seguridad pública;
c) Las relaciones internacionales;
d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso;
e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
f) La administración efectiva de la justicia;
g) Los derechos de la infancia y la adolescencia;
h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país;
i) La salud pública.

 
Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.” (Resaltado fuera del texto).

 
Conforme a lo anterior, tanto las fichas técnicas que deben elaborar los abogados que presentan los casos para estudio ante el Comité de Conciliación, como las actas en donde se expongan las deliberaciones o puntos de vista de los servidores públicos referidos a las estrategias de defensa de la entidad, orientadas a la protección del daño antijurídico estarían cobijados por la reserva de la información.
 
Adicionalmente si las fichas técnicas son información reservada, o si pueden ser entregadas a entidades que actualmente la solicitan, de acuerdo con el contenido en las normas sobre reserva y clasificación de la información previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, los apartes de las actas en donde consten las estrategias de defensa formuladas por los apoderados, así como las opiniones o puntos de vista del proceso deliberativo de los servidores públicos que intervienen en las sesiones del Comité de Conciliación, o informes catalogados como secreto profesional, gozan de reserva.

 
Por lo anterior cuando la autoridad ante la cual se ejerza la defensa de los intereses de la entidad, no obstante haberse presentado certificación de lo resuelto por el  comité con indicación de los fundamentos de la decisión, solicite copia de las actas o de las fichas técnicas, las mismas podrán ser suministradas, excluyendo el texto en donde se haya plasmado la estrategia de defensa de la entidad, o las manifestaciones de sus miembros dentro del proceso deliberativo; en cuyo caso la entidad hará manifestación expresa de esta circunstancia, y se indicará la respectiva motivación, tal como lo exige la ley.

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