Respuesta:
No. El Decreto 1069 de 2015, estableció en la Subsección 2 del Capítulo 3º lo siguiente, respecto a las sesiones de estos comités:
"ARTICULO 2.2.4.3.1.2.4. Sesiones y votación. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan."
De acuerdo con la redacción de la norma citada en precedencia tenemos que los comités, se encuentran obligados a sesionar no menos de dos (2) veces al mes, pero, además, cuando las circunstancias lo exijan, sin que exista posibilidad o excepción alguna para omitir dichas sesiones.
Ahora bien, si al interior de la entidad respectiva, no existen procesos judiciales en su contra que ameriten pronunciamiento al interior del Comité, es necesario recordar que es una circunstancia coyuntural, que constituye la excepción; sin embargo, es posible que más adelante sí se presenten demandas o reclamaciones que atender. Por tanto, se podrá sesionar con el fin de dar cumplimiento a las funciones previstas en los numerales 1º, 2º, 4º y 10, transcritos a continuación:
"ARTÍCULO 2.2.4.3.1.2.5. FUNCIONES. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
(…)
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
(…)
10. Dictar su propio reglamento".
Por último, el Comité podrá sesionar sin necesidad que sus miembros se encuentren presentes físicamente, a través de reuniones virtuales, siempre que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia, permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, entre otros[1].
_____________________________________________________________________
[1] LEY 1437 DE 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". "Artículo 216. Utilización de medios electrónicos para efectos probatorios. Será admisible la utilización de medios electrónicos para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia y en concordancia con las disposiciones de este Código y las del Código de Procedimiento Civil".
